گزارشی پیرامون فعالیت های امور اداری سفارت

وزارت امور خارجه

طبقه بندی نشده

هدایت روابط با ایران (امور خاور نزدیک / ایران)

یادداشت بازرسی - شماره 6 الف

واحد: تهران - ژوئیه 1978

فعالیت های امور اداری

حقایق بخش اداری شامل 24 کارمند آمریکایی، 145 کارمند محلی سرویس خارجه، 14 نفر گارد امنیتی تفنگدار دریایی، یک افسر خدمات ساختمانی نیروی دریایی و حدود 150 کارمند پیمانی است. دفاتر آن

ص: 840

در نقاط مختلف محوطه سفارت و محوطه اجاره ای سفارت پراکنده است.

ارزیابی و نتیجه گیری

با وجود اینکه مشاور اداری که در اواخر ژوئن 1978 تهران را ترک نمود، دارای سبک مدیریتی بسیار عادی بود، ولی برای خود او مفید واقع شد و یک سلسله عملیات مؤثر برای امور اداری ایجاد نموده بود که مسائل کوتاه مدت را حل می کرد. او از مرکز دایره مدیریتی که ایجاد نموده بود عمل می کرد که توجه اصلی را به تأمین نیازهای رده بالای مدیریت، پروژه های خاص و قسمت ها و بخش های مشکل زا معطوف می داشت. او محل شغلی 3 - 0 خدمات عمومی را پر نکرده بود، اما به طور جداگانه خدمات عمومی را سرپرستی و هدایت می نمود. او از وجود یک کارمند تجزیه و تحلیل روش های مدیریت 5 - 0 بهره برداری کرد که یکی از وظایفش بررسی داخلی و انتخابی از عملیات اداری سفارت بود.

کارمند بخش تجزیه و تحلیل روش های مدیریت به عنوان جانشین مشاور اداری، در مدت غیبت وی عمل می کرد. او به خوبی از عهده این کار برمی آمد چون رؤسای شعبات اداری گرچه مسنتر از وی بودند، ولی از کل عملیات اداری سر درنمی آوردند و به همین دلیل مایل به عهده دار شدن مسئولیت ها نیز نبودند.

این مشاور اداری هیچ گاه جلسات ستادی را تشکیل نمی داد و به همین دلیل میزان اطلاعات در تمام بخش از عملیات اداری بسیار محدود شده بود.

این نوع مدیریت نمی تواند در تشکیلات هرم گونه وزارت خارجه جایی داشته باشد و الزاما نمی تواند نشانه بهبود وضع باشد. استفاده بهتر از نیروی انسانی موجود در اختیار وزارت خارجه احتمالاً از طریق نظارت مستقیم امکان پذیرتر است. به همین دلیل، بازرسین پیشنهاد کردند که جای خالی کارمند بخش خدمات عمومی 3 - 0 همان طور که پیش بینی شده پر شود و عنوان کارمند تجزیه و تحلیل روش های مدیریت (436 - 2130 - 50) نیز به کارمند خدمات عمومی تغییر پیدا کند. فرد مزبور هم اکنون به عنوان کارمند خدمات عمومی خدمت می کند و مهمترین وظیفه اش که یافتن موارد استفاده از مینی کامپیوتر وانگ است، در حالی که مستقیما از وظایف متعلق به کارمند بخش سرپرستی خدمات عمومی می باشد (پیشنهاد 6 الف - 1).

یکی از اقدامات مشاور اداری قبلی سفارش یک مینی کامپیوتر وانگ به ارزش 69400 دلار بود. قبل از ارسال سفارش هیچ گونه زمینه کاربرد خاصی برای آن طرح ریزی نشده بود، ولی این کامپیوتر با دستگاه هایی که در واحدهای دیگری در حال نصب است سازگار می باشد. سفارت آمریکا در تهران در نظر دارد برنامه های مخصوص کامپیوتر وانگ را از سفارت آمریکا در سئول قرض بگیرد. به جای تأمین بودجه برای کامپیوتر سفارت آمریکا در تهران از منابع معقول، بخشی از هزینه (24429 دلار) از طریق انجمن کارمندان آمریکایی و بخشی دیگر از محل درآمدهای ناشی از فروش دارایی های غیرقابل مصرف (20812 دلار) تأمین گردیده است. این روش کاملاً غیر عادی است. بقیه این مبلغ نیز به وزارت خارجه اختصاص داده شده تا از بودجه مشترک تخصیص یافته برای پشتیبانی تجهیزاتی تأمین گردد. قبل از نصب مقدمات لازم برای شروع کار با این کامپیوتر توسط اپراتورها فراهم نشده بود. سفارت و وزارت خارجه آمریکا باید مشترکا به بررسی مطلب بپردازند تا مطمئن شوند که عملیات کامپیوتر مقرون به صرفه است، یعنی فضای پرسنلی به میزان لازم محدود و اطلاعات مورد نیاز مدیریت تأمین شود تا تمام هزینه های مصرفی برای عملیات کامپیوتری جبران شود. در این بررسی باید تعداد پرسنل مورد نیاز برای بخش

ص: 841

کامپیوتری و نیز اختصاص بودجه صحیح به آن نیز مد نظر قرار گیرد. (پیشنهاد 6 الف - 2)