گزارشی پیرامون بخش عملیات خدمات عمومی سفارت

عملیات خدمات عمومی

حقایق

واحد: تهران - ژوئیه 1978 عملیات خدمات عمومی حقایق دفتر خدمات عمومی بزرگترین عنصر دولتی در این واحد بوده و دارای چهار کارمند آمریکایی و 69 کارمند محلی مجاز می باشد. علاوه بر این به استثنای محافظین، 65 کارمند پیمانی نیز در این بخش مشغول کار می باشند. این دفتر در برگیرنده عملیات ساختمانی و تعمیر و نگهداری، تدارکات، انبارداری، گمرکات و حمل و نقل و دفتر مخصوص اجاره منازل مسکونی می باشد. این دفتر در زمینه های فوق از وزارت خارجه، آژانس ارتباطات بین المللی. وزارت بازرگانی، کشاورزی اداره مالیات بردرآمد و اداره مبارزه با مواد مخدر پشتیبانی به عمل می آورد.

ارزیابی و نتیجه گیری

به طور کلی و با در نظر گرفتن میزان سنگین کار موجود در رابطه با ارائه پشتیبانی از هیئت نمایندگی یی با این وسعت، دفتر مزبور عملکرد خوبی داشته است. پس از آخرین بازرسی، بر بهبود روحیه پرسنل تأکید شد و عملیات این دفتر با موفقیت بسیار در این مسیر قرار داده شد. اما این دفتر نیز خالی از مشکلات نیست، ولی اکثر آنها شناسایی شده و می تواند در محل تصحیح گردد، ولی یکی از مسائل، یعنی انعقاد قرارداد برای خدمات، بدون خلاصی از مقررات نمی تواند حل و فصل گردد.

وضع سفارت آمریکا در تهران مشابه وضع سفارتخانه های دیگری است که در کشورهایی نه چندان پیشرفته از جهان مستقر می باشند. این واحد نیز باید خدمات بسیاری از باغبانی گرفته تا تعمیر و رنگ آمیزی میز و صندلی و مبلمان را به کار گیرد. علاوه بر این محدودیت فضای کار پرسنلی، استخدام مستقیم کارمندان لازم برای اجرای این گونه خدمات را غیر ممکن می سازد. اما اقتصاد محلی به چنان سطحی نرسیده که بتوان خدمات مورد نظر را از طریق قراردادهای خدماتی واقعی با شرکت ها فراهم آورد.

در نتیجه سفارت آمریکا در تهران از قراردادهای شخصی برای بهره مندی از این گونه خدمات به استثنای خدمات مستخدمی و باغبانی استفاده می کند که البته دو مورد آخر را می توان از طریق انعقاد قراردادهای واقعی با شرکت ها تأمین نمود.

در زمان بازرسی، هفت قرارداد خدمات در تهران به ارزش 700000 دلار در سال منعقد شده بود.

همان طور که گفته شد، دو قرارداد یعنی باغبانی و مستخدمی با شرکت ها منعقد شده بود. بقیه خدمات ماهیتا و از نظر اجرایی خدمات شخصی می باشند. به طور مثال، قرارداد راننده، نقاش، و غیره می باشد. پرسنل به کار گرفته شده پس از استخدام، آموزش یافته و سپس تحت نظارت مستقیم پرسنل سفارت کار می کردند.

همین مسئله در مورد گاردهای پیمانی سفارت نیز صادق بوده است.

با در نظر گرفتن این شرایط و این واقعیت که بسیاری از کارمندان پیمانی مستقیما استخدام شده و به مدت بیش از بیست سال در زمینه یک کار خاص فعالیت داشته اند. کارمندان پیمانی خود را مستخدمین دولت آمریکا به حساب می آورند. اقدامات بعضی از پرسنل سفارت نیز این آشفتگی و سوءتفاهمات را تشدید نموده است. به جای برخورد با مقام منعقد سازنده قرارداد یا نماینده اش، شکایات کارمندان پیمانی، اختلافات و درخواست آنها برای افزایش حقوق با سرپرستان آمریکایی و مقام کارگزینی سفارت در میان گذاشته می شود. این مقام، گرچه نماینده فرد منعقد سازنده قرارداد نیست، مگر در مورد قرارداد انجمن کارمندان آمریکایی، ولی شخصا اقداماتی به عمل آورده و حتی قول افزایش حقوق و مزایای بهتر را به آنها داده و گاهی نیز برنامه حقوق را برای کارمندان پیمانی طرح ریزی کرده است. (پیشنهاد 6 ه - 1)

این فرد به اصطلاح پیمانکار در زمینه تهیه لیست حقوق خدمات و ایجاد هماهنگی همکاری می کرده است. در طول مدت بازرسی، برنامه هایی تهیه شده بود تا کارمندان ساختمانی و تعمیراتی و گاردهای پیمانی به انجمن کارمندان به نوبه خویش تنها به صورت رسمی می تواند پیمانکار باشد، انتقال یابند.

خدمات حفاظتی در تهران توسط چند شرکت ارائه می گردد. بازرسین توصیه می کنند که تلاش شود تا این قراردادها با رهنمود وزارت خارجه (الف - 2007، مورخ 5 مه 1977) منطبق گردد. یکی از این اقدامات عبارت است از انعقاد قرارداد با شرکت هایی که این گونه خدمات را ارائه می کنند و نیز درخواست این مطلب از انجمن کارمندان که مسئولیت نظارت و مدیریت پرسنل پیمانی را عهده دار شوند. (پیشنهاد 6 ه - 2)

علاوه بر قراردادهای خدماتی برای کارمندان محلی، سفارت با انجمن کارمندان نیز قراردادی منعقد

ص: 851

ساخته تا از این طریق نیز به طور موقت برای شهروندان آمریکایی خدماتی انجام شود. در این مورد نیز از قرارداد به عنوان وسیله ای در تسریع امور استفاده می شود. این قرارداد عمدتا برای تسریع استخدام کارمندان PIT مورد استفاده قرار می گیرد تا در این بین تشریفات اداری از قبیل (امنیت، تهیه لیست حقوق، سوابق از نظر کارگزینی و غیره) تکمیل گردد. این کارمندان توسط سفارت تهران مصاحبه، انتخاب، و استخدام می شوند. اکثر آنها هیچ گاه به دفاتر انجمن کارمندان پای نگذاشته اند. به جای آن دفتر کارگزینی یادداشتی برای انجمن فرستاده و به آن اطلاع می دهد که فرد جدیدی در لیست حقوق قرار می گیرد. در یک مورد یک کارمند به مدت سه هفته برای کنسولگری تبریز کار کرده بود، ولی تازه پس از این مدت سه هفته ابلاغیه دفتر کارگزینی به انجمن ارسال شده بود. تا آن زمان، تنها مدیر کنسولگری مسئول پرداخت حقوق این کارمند بود. باید در مورد برنامه ریزی و پیش بینی جایگزین سازی کارمندان تأکید بیشتری اعمال شود تا شرایط و نیازهای اداری تأمین شده و از قرارداد به این منظور استفاده نشود.

(پیشنهاد 6 ه - 3)

اسنادی وجود ندارند که نشان دهنده این باشند که قبل از انعقاد قرارداد بررسی های لازم به عمل آمده است. در نتیجه، نمی توان گفت در موقع انعقاد قراردادهای مربوطه به نظافت و باغبانی قراردادی با مناسب ترین قیمت منعقد شده است. در هر دو مورد آگهی هایی منتشر شده و بسیاری از مقاطعه کاران قیمت های خاص و مورد نظر خود را ارائه داده بودند. ولی در نهایت قرارداد با کسی منعقد گردیده که قبلاً قراردادهای دیگری با سفارت بسته و پیمانکار ساختمانی، تعمیراتی و حراستی سفارت به شمار می آید.

در هر دو مورد، پیمانکاران دیگر قیمت هایی کمتر از وی ارائه کرده بودند، ولی توجیهات برای انعقاد روشن نشده بود و در یک مورد تمام هزینه ها در تعیین پیمانکار برنده مناقصه مورد شمول قرار نگرفته بود.

(پیشنهاد 6 ه - 4)

از سفارت باید به خاطر تلاش بی وقفه خویش در تهیه مسکن مورد نیاز پرسنل سفارت تمجید به عمل آورد. بازرسین معتقدند که اقدامات انجام شده در این زمینه نقش مهمی را در بهبود روحیه کارمندان ایفا کرده است. با این حال سیاست موجود در این رابطه مطابق شرایط روز نیست و هیئت تهیه مسکن نماینده تمام اقشار کارمندی سفارت نبود و جنبه نهفته داشت. درنتیجه، پذیرش یک محل اقامت معمولاً تابع احساسات فردی بود و در حالی که میزان اجاره بها سرسام آور می باشد، در بسیاری از موارد واحدهای بسیار گرانقیمت تا مدت ها خالی از سکنه باقی می ماند. علاوه بر این، تهیه اقامتگاه برای افراد تازه وارد همیشه به صورت دقیق و کامل انجام نمی گیرد و ساکنین تازه وارد می بایست شخصا به نظافت محل بپردازند. بازرسین معتقدند که سیاست تهیه مسکن سفارت آمریکا در تهران باید جنبه رسمی پیدا کرده و تدوین شود و یک کمیته مسکن مرکب از نمایندگان سفارت تشکیل شود تا در این زمینه مشارکت متعادل و یکنواخت همگان تضمین گردد. (پیشنهاد 6 ه - 6).  علاوه بر این، اقامتگاه مورد نظر باید قبل از ورود کارمندان جدید، از نظر نظافت دقیقا مورد بررسی قرار گیرد. (پیشنهاد 6 ه - 7)

تصمیمات متخذه توسط کارمند امور قراردادها از صحت و حمایت کافی برخوردار باشد.

6 ه - 5. سفارت آمریکا در تهران باید کارت بایگانی اجناس مصرف نکردنی را تهیه کرده که نشان دهنده مقادیر اجناس موجود در انبار باشد. صورت برداری سالانه از اجناس باید انجام شود و صورت موجودی عینی با ارقام مندرج در کارت ها موجودی انبار مطابقت داشته باشد. در صورت تغییر اشخاص استفاده کننده باید از اجناس موجود در دفاتر و اقامتگاه ها نیز صورت برداری شود.

6 ه - 6. سفارت آمریکا در تهران باید یک سیاست مسکن هماهنگ را تهیه و تدوین کند و یک دفتر مسکن متشکل از نمایندگان کارمندان سفارت ایجاد کند.

6 ه - 7. سفارت آمریکا در تهران باید اقامتگاه های استیجاری را مورد بازدید مفصل عینی قرار دهد تا قبل از تصرف آنها توسط تازه واردین، از نظافت کامل آنها اطمینان حاصل گردد.

6 ه - 8. سفارت آمریکا در تهران در زمینه بهره برداری و مصرف بنزین وسایط نقلیه مرتبا بررسی های لازم را به عمل آورد.

آلن برنسون          چارلز تی. کراس

 بازرس               بازرس ارشد