گزارشی پیرامون بخش ارتباطات و بایگانی سفارت

 وزارت امور خارجه

محرمانه

هدایت روابط با ایران (امور خاور نزدیک / ایران)

یادداشت بازرسی شماره 6 د

واحد: تهران ژوئیه 19

ارتباطات و بایگان

حقایق

بخش ارتباطات و بایگانی دارای 9 کارمند آمریکایی و بیست کارمند محلی است. دو تن از کارمندان آمریکایی تکنیسین های منطقه ای می باشند. میزان تلگرام، نامه ها و مراسلات طی سال گذشته افرایش یافته و به خاطر فزونی گرفتن تعداد سازمان های مورد حمایت از میزان مراسلات در آینده نزدیک کاسته نخواهد شد.

ارزیابی و نتیجه گیری عملیات ارتباطات و بایگانی از زمان انجام بازرسی قبلی تا حدودی بهبود یافته است. یکی از مهمترین پیشرفت ها عبارتست از نصب موفقعیت آمیز یک سیستم جدید تلفنی بجای سیستم تلفنی قدیمی و از کار افتاده سفارت تهران. مقدمات ایجاد ارتباط مستیم تلفنی با هیئت مستشاری نظامی آمریکایی نیز فراهم شده که با در نظر گرفتن میزان و حجم فعالیت های وزارت دفاع در ایران (به گزارش بازرسی 9 الف توجه شود) از ضروریات است.

در اکثر موارد، خط تلگرافی به سرعت به وسیله این بخش اداره شده، گرچه واحد ارتباطات طی ماه های گذشته از تعداد لازم کارمندان مربوطه برخوردار نبوده است. کار اضافی محدود و نیز استخدام کارمندان PITبرای تولید مجدد و توزیع در زمینه از بین رفتن وقفه های جدی، مؤثر واقع شده است. ولی در مواردی، بعضی از تلگرام هائی که می بایست در اواخر روز ارسال می شد با تأخیری معادل دو روز انجام شده است. تصور بر این است که نصب سیستم کامل TERPمی تواند حلال بقیه مشکلات موجود در زمینه ارسال و دریافت تلگرام ها باشد گرچه سیستم TERP برای سفارت آمریکا در تهران برنامه ریز شده، ولی برای نصب آن تاریخ قطعی معین نشده است.

به عنوان یک اقدام میان مدت، که از نظر پرسنل این بخش می تواند پاسخگوی تلگرام های ارسالی باشد، پرسنل بخش ارتباطات و بایگانی پیشنهاد می کنند که دستگاه حروف خوان چشمی سریعا نصب و راه اندازی شود. این دستگاه بخشی از سیستم TERPاست و پس از نصب دستگاه TERP نیز مورد استفاده قرار خواهد گرفت. در همین حال وقفه های موجود در این زمینه مرتفع گردیده و آموزش های لازم در رابطه با دستگاه حروف خوان چشمی نیز انجام خواهد شد (پیشنهاد 6 د - 1)

مدیریت بایگانی نیز به صورت مسئله ای خودنمایی کرده است. پرونده های این واحد طی یک سیستم تمرکز یافته نگاهداری می شود. پرونده های مربوط به دو سال که می بایست از رده خارج می شد اکنون در اینجا جمع آوری شده است. تلاش های پرسنل این بخش برای حل این مسئله با موفقیت چندانی همراه نبود تا این که معاونت نمایندگی جدید بر اهمیت مدیریت بایگانی تأکید نمود. از آن زمان به بعد همکاری دفاتر و بخش های مختلف افزایش یافته و همه تأکید دارند که این مسئله باید حل شود.

ص: 849