سند شماره

گزارش عملیات بودجه و مالی سفارت

موضوع سند

مشخصات ارسال سند

از:

متفرقه

به:

متن سند

وزارت امور خارجه

طبقه بندی نشده

هدایت روابط با ایران (امور خاور نزدیک / ایران)

گزارش بازرسی - شماره 6 ج

واحد: تهران - ژوئیه 1978

عملیات بودجه و مالی

حقایق

دو آمریکایی و 19 کارمند محلی سرویس خارجی در دفتر بودجه و مالی که در دفتر اجاره ای سفارت واقع شده کار می کنند. دو کارمند آمریکایی دارای عناوین شغلی مقام بودجه و مدیریت و مقام بودجه و مالی هستند.

ارزیابی و نتیجه گیری

برداشت کلی بازرسین این است که دفتر بودجه و مالی عملکرد بسیار خوبی دارد، ولی در صورت مرتب تر شدن مراحل کاری با تعداد کمتری کارمند خواهد توانست کار بهتری انجام دهد. در ماه مارس 1978 تنها 339 صورتحساب از این بخش گذشته بود. بخش اعظم کارمندان محلی سرویس خارجی از نظر فیزیکی و از نظر وظایف دارای اتاق های جداگانه هستند و بسیاری از آنها آموزش های مختلف را ندیده اند. در نتیجه مسئولان بخش بودجه و مدیریت و بودجه و مالی قادر نیستند میزان تولید کار کارمندان محلی سرویس خارجی خود را مقایسه کرده و یا برای بهبود وضع عملیات خویش از آنها اطلاعات لازم را دریافت دارند. برای حل این مسئله، بازرسین توصیه می کنند که واحد کنترل وجوهات و واحد کنترل صورت بها به صورت یک واحد مالی در یکدیگر ادغام شده و کار بین آنها تقسیم گردد. یعنی همان متخصص مالی هم به کار حسابداری خواهد پرداخت و هم به عنوان بررسی کننده، صورت

ص: 845

حساب های بخش خود عمل خواهد کرد. متخصصین مالی باید هر شش ماه یک بار به کار در بخش دیگر بپردازند تا به نحوه، انجام حل وظایف واحد آشنا شوند. (پیشنهاد 6 ج - 1) واحد مالی باید تحت نظارت مستقیم مقام آمریکایی بودجه و مالی قرار گیرد. در این صورت، رده شغلی 530/1 کارمند محلی سرویس خارجه در دفتر بودجه و مالی نیز می تواند حذف بشود.

(توصیه 6 ج - 2) به منظور اعمال کنترل داخلی، مسئولیت توزیع چک های وارده از RFC پاریس باید از دوش واحد رابط RFC برداشته و به مسئول امور پستی محول گردد. این فرد نیز باید مستقیما گزارش کار خود را به مقام بودجه و مدیریت تسلیم نماید. مسئولیت ارسال اسناد به RFC پاریس نیز باید بر عهده واحد رابط RFC باشد که تعداد کارمندان آن نیز می تواند به یک نفر تقلیل یابد. این فرد نیز باید گزارش کار خود را به مقام بودجه و مالی که مقام تصویب کننده است، تسلیم نماید. هدف این است که یک نفر علاوه بر تسلیم صورتحساب، دریافت کننده چک مربوط به آن نیز نباشد. (پیشنهاد 6 ج - 3)

روش هایی باید ابداع گردد تا آمار و ارقام مناسب حسابداری در کلیه اسناد هزینه و تعهدات ارسالی به دفتر بودجه و مالی نشان داده شوند. صورتحساب ها باید در دفاتر صادر کننده ماشین شود، نه در دفتر بودجه و مالی، و قبل از ارسال آنها به دفتر بودجه و مالی حتما باید تصویب شده باشند. این تغییر باید تمام صورتحساب ها - از جمله آنهایی که از محل صندوق وجوه جزئی پرداخت می شوند و دفتر ذیربط مایل به تصویب آنهاست - را در بر گیرد. (پیشنهاد 6 ج - 3)

در حال حاضر روش باز پرداخت نقدی صورتحساب ها در دفتر بودجه و مالی به طرز غیرضروری پیچیده است و باعث پیدایش تأخیر در ارسال آن به RFCپاریس می گردد و احتمال رفع نقایص به موقع را ضعیف می سازد. بعضی از صورتحساب های فرعی که هنوز تا تاریخ 3 ژوئیه 1978 در مورد آنها اقدامی به عمل نیامده است مربوط به ماه های آوریل و مه 1978 می باشند. در روش ها باید تجدید نظری صورت گیرد تا اطلاعات حسابداری (کدگذاری حساب ها) در هر صورتحساب فرعی قابل پرداخت از صندوق در زمان پرداخت منعکس گردیده و هر صندوقدار بتواند آمار و ارقام حسابداری مربوط به بازپرداخت صورتحساب های خویش را به صورت خلاصه جمع بزند. از آنجا که بسیاری از اسناد هزینه به زبان فارسی است، سندرس باید دائما صحت ترجمه آنها را کنترل کند تا مطمئن شود که این اسناد معتبر بوده و مبالغ منعکس شده در آنها صحت دارد. از آنجا که بررسی کنندگان صورتحساب های جزئی قابل پرداخت از صندوق آنها را به موقع بررسی نکرده اند، فرد دیگری باید مأمور انجام این امر گردد. (پیشنهاد 6 ج - 4) به منظور کاهش نیاز به مبالغ هنگفت مالی هر صندوقدار فرعی باید تمام صورتحساب های موجود در اختیار خویش را هر روز به صندوقدار طبقه ب تحویل دهد و این کار را به صورت فعلی آن یعنی هفتگی یا ماهانه انجام ندهد. هر صندوقدار باید فهرستی از صورتحساب های فرعی باز پرداخت شده را یک یا دوبار در هفته تهیه کرده و به مقام مسئول تحویل دهد و این کار را مانند گذشته به صورت دو هفته یا ماهی یک بار انجام ندهد. مقام تأیید کننده باید اطمینان حاصل کند که تمام صورتحساب های بازپرداختی در پایان هر روز کار و پس از دریافت توسط دفتر بودجه و مالی مراحل خاص خود را طی کرده باشند. همان طور که قبلاً گفته شد، از تاریخ بعضی از صورتحساب های فرعی موجود دو ماه گذشته بود و این امر مربوط به زمان عزیمت ما می باشد. (پیشنهاد 6 ج - 3)

ص: 846

بعضی از پرونده های موجود در دفتر بودجه و مالی مربوط به سال 1974 و سال های قبل از آن است.

بسیاری از آنها نیز نسخه دوم پرونده های حسابداری رسمی سفارت است که توسط RFCپاریس نگهداری می شوند. به منظور ایجاد روحیه تولید در متخصصین مالی بجای روحیه پیروی از بایگانی، پرونده های موجود در اختیار آنها باید به صورت (1) پرونده اسناد تعهدات انجام نشده، (2) پرونده اسناد تعهداتی که در ماه جاری پرداخت شده اند، (3) پرونده قراردادها و وام های فعال، (4) پرونده ای مرکب از قراردادها و وام هایی که در ماه جاری مختومه اعلام شده اند، و (5) فرم های 60 ، 62، 80، 90، و 136 مربوط به RFC برای ماه جاری. در پایان هر ماه، صورت های مربوط به حساب های پرداختی، مختومه و اسناد تکمیل شده با قرار گرفتن در جعبه های مقوایی به اتاق بایگانی انتقال اتاق بایگانی انتقال به منظور ایجاد سرعت بیشتر در تولید مالی، متخصصین مربوطه بایددر زمینه بودجه، آمار و یا ارسال گزارشات ویژه مسئولیتی نداشته باشند. یک واحد بودجه و گزارشات باید با انتقال یک یا دو نفر از واحد کنترل منابع مالی تشکیل شده تا عهده دار انجام تجزیه و تحلیل های لازم و گزارش های مورد نیاز باشد. رئیس این واحد نیز باید گزارش کار خود را به مقام بودجه و مدیریت بدهد تا مقام آمریکایی بودجه و مالی نیز بتواند توجه خود را به واحد مالی پیشنهادی متمرکز ساخته و صدور صورتحساب ها را تسریع نماید. (پیشنهاد 6 ج - 4)

در صورت انجام این تغییرات، تعدادی از مشاغل کارمندان محلی سرویس خارجه در دفتر بودجه و مالی نیز می تواند حذف گردد، اما سازماندهی مجدد برای کارمندان محلی قدیمی سرویس خارجه اثرات روحی جبران ناپذیری پدید خواهد آورد. به همین دلیل ما پیشنهاد می کنیم که چهار سمت خالی موجود در دفتر بودجه و مالی در صورت بازنشسته شدن یکی از کارمندان محلی سرویس خارجی، اشغال نشود تا سازمان جدید عملاً فعال بشود و شمار واقعی کارمندان ضروری مشخص گردد. (پیشنهاد 6 ج - 4) علاوه بر این، مقدار پول نقد لازم برای عملیات آمریکا در ایران نیز می تواند کاهش یابد. صندوقدار ب سفارت به تنهایی 250000 دلار در اختیار دارد. به محض تکمیل روند سازماندهی مجدد حداکثر موجودی نقدی در صندوق وی باید به 100000 دلار کاهش پیدا کند. در صورت نیاز به مبالغ اضافی در هر زمان، RFC پاریس باید آن مبلغ را به صورت تلگرافی در اختیار صندوقدار مسئول قرار دهد.

(پیشنهاد 6 - 3)

در حال حاضر دفتر صندوقدار ب سفارت در طبقه دوم دفتر اجاره ای سفارت واقع شده که جدای از دیگر دفاتر بودجه و مالی است که در طبقات چهارم و پنجم همان ساختمان قرار گرفته اند. کسانی که به بخش کنسولی وارد می شوند معمولاً از این صندوقدار سؤالاتی کرده و گاهی نیز خواستار تبدیل ارز می شوند. بخش کنسولی دارای یک انبار در طبقه پنجم است که می تواند به صورت دفتر صندوقدار مورد استفاده قرار گیرد. بازرسین توصیه می کنند که جای این دو اطاق با یکدیگر عوض شود. علاوه بر این آنها توصیه می کنند که صندوقدار کنسولی دارای عنوان صندوقدار فرعی شود و مقداری پول خرد نیز در اختیار وی قرار داده شود.

(پیشنهاد 6 ج - 4)

در حال حاضر سه نفر در دفتر صندوقدار سفارت مشغول کار می باشند که عبارتند از صندوقدار ب ، یک صندوقدار فرعی، یک صندوقدار پیمانی برای تابستان که بنظر ما تنها وجود یک صندوقدار کافی است. از آنجا که صندوقدار فرعی کار دریافت و پرداخت صورتحساب ها را انجام می دهد، بازرسین پیشنهاد می کنند که او از عنوان صندوقدار ب برخوردار شود. از صندوقدار ب قبلی می توان به عنوان

ص: 847

بررسی کننده صورتحساب های پرداختی استفاده کرد تا زمانی که بازنشسته شود. نه صندوقدار پیمانی برای تابستان و نه افراد دیگر، هیچ یک نباید به دفتر صندوقدار و یا نقدینه موجود دسترسی داشته باشند.

(پیشنهاد 6 ج - 4)

برای کاهش میزان کار صندوقداران سفارت و تسریع در روند کار مربوط به اسناد چند راه وجود دارد.

به طور مثال، می توان از تبدیل ارز نقدی جلوگیری به عمل آورد، بخصوص به خاطر آن که انجمن کارمندان آمریکایی چنین خدماتی را ارائه می نماید. این کار از طریق محدودسازی زمان دریافت ارز تبدیلی امکان پذیر است. صندوقدار فرعی کنسولی می تواند به جای صندوقدار ب پیام های طرفین ذیعلاقه را جمع آوری کند. پنجره مخصوص دفتر صندوقدار می تواند به طور کامل یک یا دو روز در هفته بسته باشد تا صندوقدار به صورتحساب ها و دیگر اسناد خود جهت انتقال به صندوقدار مالی منطقه ای RFC پاریس بدون اتلاف وقت بپردازد (پیشنهاد 6 ج - 4)

امنیت وجوهات نقدی در دفتر صندوقدار سفارت نیز باید تقویت شود. در حال حاضر، صندوقدار فرعی مبالغ هنگفتی پول نقد را در کشوهای چوبی زیر پنجره خود در تمام طول روز نگاهداری می کند و این مبالغ شب ها در صندوقی که در داخل یک محل شبیه به گاوصندوق تعبیه شده نگاهداری می شود.

صندوقدار کنسولی صندوق قفل شده را به هنگام شب در داخل این کمد شبیه به گاوصندوق قرار می دهد.

رمز قفل این کمد نیز در اختیار صندوقدار ب و صندوقدار فرعی می باشد. صندوقدار پیمانی مخصوص تابستان نیز گاهی وظایف صندوقدار فرعی را انجام می دهد. صورتحساب های فرعی که بخشی از وجوه موجود نزد صندوقدار ب را تشکیل می دهد، در حین بازرسی در اختیار بسیاری از کارمندان بودجه و مالی قرار داشت و بازرسین شاهد تأیید یک صورتحساب در تاریخ 3ژوئیه 1978 بودند. این تأییدیه در سیستم کمرشکن صندوقدار منطقه ای RFCحدود 10 ساعت وقت را تلف نمود. همان گونه که در گذشته نیز گزارش شده، نه مقام تأیید کننده و نه بازرسین مطمئن نیستند که آیا اقلام بیشمار در حال نقل و انتقال در زمانی که صورتحساب تلفیقی تهیه می شود از صحت و درستی برخوردار می باشند یا خیر. (پیشنهاد 6 ج - 3)

پیشنهادات

6 ج - 1. سفارت آمریکا در تهران باید دفتر بودجه و مالی خود را مجددا سازماندهی نماید و روش های مالی خود را طبق آنچه گفته شده به جریان اندازد و مرتب نماید.

6 ج - 2. سفارت آمریکا در تهران باید محل شغلی کارمند محلی سرویس خارجه 530/1 و مقام بودجه و مالی در سفارت را حذف کند.

6 ج - 3. سفارت آمریکا در تهران باید کنترل داخلی خود را بر موجودی نقدی اعمال کرده و میزان موجودی نقدی را به 100000 دلار کاهش دهد.

6 ج - 4. سفارت آمریکا در تهران نباید چهار کارمند محلی سرویس خارجه در دفتر بودجه مالی را که تا زمان سازماندهی مجدد بازنشسته خواهند شد تعویض نماید تا مشخص شود که به چه تعداد کارمند در این بخش نیازمند است.

لاورنس ا. فولر چارلز تی . کراس

بازرس بازرس ارشد

منبع: کتاب اسناد لانه جاسوسی - جلد 6 - کتاب 6 - صفحه 846